Хочу перейти на электронный документооборот. Как это лучше сделать? | Московский предприниматель
09 декабря#правила_игры

Хочу перейти на электронный документооборот. Как это лучше сделать?

Юрист отвечает на вопрос читателя Moscow.Business
#вопрос_ответ
#отвечает_юрист
#документики
0
0
0
Поделиться
207
0
Вопрос: Я очень устал от этих бумаг, бумажных договоров, отчетов. Знаю, что можно использовать электронные документы. Это законно? Как это сделать? И будут ли какие-то проблемы?Антон

Тема электронного документооборота (ЭДО) сейчас — одна из самых актуальных. В компаниях, которые внедряют этот сервис в бизнес, считают, что переход на ЭДО приводит к существенным сокращениям трудозатрат, трат на расходные материалы, а также отказу от бумажного архива, который часто занимает большую часть офиса. Последний пункт наиболее привлекателен, ведь предприниматель может найти совершенно любой документ за несколько секунд, например, пока разговаривает по телефону.

Законодательная база по ведению электронного документооборота есть, но она не отвечает на множество вопросов пользователей системы ЭДО. Юридически если документ будет содержать все необходимые реквизиты, то запрета на перевод в цифровой формат и применение его в таком виде нет.

Главный реквизит, чтобы электронный документ был юридически значимым, — это электронная подпись. Именно она доказывает, что электронный документ исходит от стороны по договору, и придает ему юридическую значимость.

С отдельной щепетильностью (в части оформления) бизнесу нужно относиться к документам, которые являются документами-основаниями для бухгалтерского и налогового учета — первичные документы.

Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. При этом закон о бухгалтерском учете не дает четкие формы, правила оформления первичных документов.

Налоговые органы начали работу по разработке своих форм документов — оснований (первичных документов). Приказом ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ рекомендованы электронные форматы товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг). Также утверждены формы таких документов, как счет-фактура, корректировочный счет-фактура, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительные листов книги покупок и книги продаж.

«При этом, несмотря на «рекомендательный» характер использования разработанных ФНС электронных документов, это фактически является обязательным. Если бизнес будет использовать другой вид документов, существует большая вероятность, что операции по таким документам будут признаны недостаточно документально подтвержденными и будут исключаться из налоговой базы по налогу на прибыль. Для бизнеса, использующего общий режим налогообложения, это будет невыгодно».

В части правил электронного документооборота именно первичных документов законодательная база имеет много пробелов. Это приводит к тому, что на практике мы сталкиваемся со множеством вопросов, которые еще не урегулированы, но которые оказывают влияние на учет операций. Например, какую дату в налоговом учете продавцу считать датой для отражения доходов: дату проставления электронной цифровой подписи покупателя в первичном документе или дату, на которую составлен этот документ (как показывает практика, эти даты разные и могут иметь разницу от 2 до 10 дней).

Итак, если вы все-таки решили внедрить систему электронного документооборота:

Начните с перестройки существующих бизнес-процессов, разработки отдельных правил электронного документооборота, выделения лиц, ответственных за ведение электронного документооборота, и лиц, кому будет оформлена электронная цифровая подпись, удостоверяющая легитимность документа.

Оцифруйте существующие документы (договоры и прочее). Степень, до которой бизнес хочет оцифровать свой документооборот, каждый определяет сам. Например, это может касаться только договоров или только заявок, либо это может носить тотальный характер, то есть любой документ, который генерируется в бизнесе, можно перевести в электронный вид.

Эту задачу компания может выполнить самостоятельно либо привлечь специализированную организацию.

И последний, но важный шаг — это непосредственно внедрение системы электронного документооборота с использованием специализированной организации-оператора электронного документооборота (который и будет оказывать услуги по обмену электронными документами), такие операторы отвечают за организацию процесса передачи электронных документов, гарантируют безопасность передаваемой информации и несут ответственность за юридическую значимость документов.

Вместе с тем даже если компания полностью перейдет на электронный документооборот, все равно будут моменты, когда необходимы будут документы на бумажном носителе: либо в силу закона (в случае запроса документов контролирующими органами), либо для соблюдения требований закона, (некоторые кадровые документы должны оформляться в соответствии с Трудовым кодексом РФ только на бумажном носителе), либо в силу обстоятельств (когда контрагенты не внедрили у себя системы электронного документооборота и работают по старинке с использованием бумаги, с такими контрагентами вы не сможете использовать электронные документы).

Вы столкнулись с бизнес-проблемой, которая требует консультации юриста? Напишите нам в редакцию (клик по этой ссылке)! Ваш вопрос может стать основой для полезного материала на Moscow.Business.

0
0
0
Поделиться
207
0
#правила_игры
Говорят, с 2020 года самозанятыми могут быть не все. Что это значит?